内容証明作成


法的なトラブルに直面したとき、いつ、どのような主張を伝えたのかが問題になることがあります。そんな時、誰でも簡単に利用できるのが「内容証明」です。

内容証明とは

内容証明とは、正式には内容証明郵便のことで、郵送した文書の内容を、郵便局に予め知らせておき、必要に応じてその内容を証明してもらう事ができる郵便方法です。

内容証明郵便以外の郵便では、記載内容は差出人と受取人しか知らず、後で受取人に「そんなことは書かれていなかった」と言われてしまうと、内容を立証することは困難となります。内容証明郵便を利用しておけば、後に「聞いた」「聞いてない」などの争いを防止することができ、必要に応じて裁判の際の証拠ともなります。ここに内容証明郵便の大きな意義があります。

 

また、副次的に、相手方に対して差出人の”強い意思”を伝えるという効果もあります。「相手に心理的圧迫を加えることで、解決に向け動いてくれる可能性が高まる」という効果です。

 

ただし、内容証明はあくまで、送付した年月日・送付した内容・送付した事実を証明するものですから、内容証明を送ることで、強制的に相手を記載内容に従わせることはできません。

内容証明が利用される主なケース

✅相手に確実に意思表示をしておくべき場合(後日証拠とすることが必要な場合)

 ・契約解除の通知

 ・債権譲渡の通知

 

✅こちらの強い意志を伝えることが必要な場合

 ・損害賠償や慰謝料等の請求

 ・未払い金の催促

 ・商品の引き渡し請求

内容証明の作成方法と作成上の注意点

✅作成方法

作成する文書は、手書き・パソコン入力のいずれでも可能で、郵便局の窓口で差し出すほか、インターネットを利用した電子内容証明サービス(e内容証明)でも差し出すことができます。

受取人に送付するもの1通に加えて、差出人保管用・郵便局保管用として謄本2通を用意して差し出すことで、受取人・差出人・郵便局がそれぞれ文書の内容を確認できる仕組みです。

 

✅作成上の注意点

①内容証明郵便に記載する内容は自由です。伝えたい事柄を記載すればよく、特別な言葉や文章を使う必要はありません。 

②縦書・横書どちらでもよく、枚数等にも特に制限はありません。

③漢字・ひらがな・数字も自由に使えます(英字は固有名詞のみです)。

 ・句読点(「、」「。」)やカギ括弧・括弧(「 」、( )など)も一字と数えます

 ・「1」「2」などは2字にカウントされます(数字と○はそれぞれ1字となります)

④1枚に記載する字数、行数には決まりがあります。

 ・縦書の場合 1行20字・1枚26行以内

 ・横書の場合 1行20字・1枚26行以内、又は1行13字・1枚40行以内、又は1行26字・1枚20字以内

 場合によっては、「。」が行頭に来たりする場合もありますが、必ず字数、行数の制限を守る必要があります。

⑤頭書または末尾に差出人の氏名・住所、及び受取人の氏名・住所を正確に記載する必要があります。また、法律上必要なわけではありませんが、通常、差出人の氏名の下に押印をします。念のため、日付も入れておくべきでしょう。

⑥用紙の材質・大きさに決まりはありません。

内容証明の出し方と費用

✅出し方

郵便局には、作成した内容証明と印鑑を持参します。万一、訂正が必要だった時のためです。郵便局で「内容証明を送りたい」と伝えれば、窓口で対応してもらえます。

また、配達証明を利用すれば、配達が完了すると差出人あてに「◯月◯日に配達したことを証明する」というはがきが届きます。相手方に『受け取っていない』と言わせないために、配達証明はつけておくようにしましょう。

 

〈発送までの手順〉

①同一内容の文書を3部作成する。

②3部とも末尾余白に差出人の住所・名前、受取人の住所・名前を記載する。

③本文が2ページ以上になるときは、ホッチキスでとめて、つづり目に契印を押す。

④封筒の表面に受取人の郵便番号・住所・名前、裏面に差出人の住所・名前を記載する。

 (郵便局では3部とも同じ内容であるかを確認するため、封筒は口を開いたままにしておいてください。)

⑤郵便局に持参して発送する。

⑥証明済の謄本を持ち帰って保管する。

 

尚、郵便局の窓口に出向かなくとも、インターネットから内容証明を差し出すことも可能です。この場合、事前の登録が必要であり、料金も郵便局の窓口での差し出すよりも若干割高となります。

 

✅費用

通常の郵便料金

+一般書留の加算料金 435円(損害要償額が10万円までのもの)

+内容証明の加算料金 1枚440円、2枚700円、3枚960円、4枚1,220円、5枚1,480円

+配達証明の加算料金 320円

 

たとえば、25gまでの定形郵便で送った場合、費用は下記の通りとなります。

郵便料金84円+一般書留の加算料金435円+内容証明の加算料金440円+配達証明の加算料金320円=合計1,279円

また、速達で送った場合は290円(250gまで)が追加でかかります。

当事務所に依頼するメリット

このように、内容証明は自分で作ることもできますが、当事務所のような専門家に依頼することも可能です。当事務所に依頼するメリットとして、次のようなものが挙げられます。

 

✅法律的に正しい文書を作成できる

✅行政書士名で送れば相手にプレッシャーを与えられる

✅専門家に任せられ、手間が省ける

 

ただし、内容証明を送付しても相手が素直に応じず、訴訟に発展する可能性が高い場合は、法的なトラブルを総合的にサポートできる弁護士に依頼したほうが賢明です。

内容証明作成の流れ

(1)ヒアリング

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(2)原案作成

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(3)何度でも修正

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(4)完成・納品

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(5)郵送

費用

内容証明作成 22,000円(税込)

行政書士名で直接郵送 +11,000円(配達証明・郵送料・税込)